La gestion de la comptabilité est une tâche cruciale pour toute entreprise, qu'elle soit petite ou grande. Le choix du bon logiciel de comptabilité peut grandement influencer l'efficacité de cette gestion. Avec la digitalisation croissante, de nombreux outils sont disponibles, rendant ce choix parfois complexe. Cet article a pour but de vous guider à travers les étapes clés pour sélectionner le logiciel le plus adapté à vos besoins.

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Les différentes options de logiciels comptables

Il existe principalement deux modes d'accès aux logiciels comptables :

  • Le mode Acquisition (On-premise) : Le logiciel est acheté et installé directement sur les serveurs de votre entreprise. Vous êtes propriétaire de la licence et responsable de la sécurité de vos données. Ce mode requiert un investissement initial plus important, incluant l'achat de la licence, les coûts d'hébergement (VPN), et les mises à jour. L'avantage est un accès possible même sans connexion internet. Ce type de solution peut être pertinent pour les entreprises recherchant des fonctionnalités très spécifiques et de la personnalisation.
  • Le mode SaaS (Software as a Service) : Le logiciel est accessible via une connexion internet, généralement par un abonnement mensuel. Vos données sont hébergées sur un serveur distant et la maintenance, les mises à jour et la sécurisation sont gérées par le fournisseur. Ce mode est souvent plus économique et facile à mettre en œuvre.

Logiciels de facturation et de comptabilité

Il est important de distinguer les outils de facturation et les outils de suivi comptable. Les outils de facturation permettent de gérer vos devis, factures et encours clients. Les outils de suivi comptable se synchronisent avec votre compte bancaire professionnel pour le rapprochement comptable. Ces deux types d'outils peuvent être des assistants comptables, ou des services intégrés à un cabinet d'expertise comptable.

Les assistants comptables vous aident dans la gestion quotidienne, mais vous laissent responsable de vos déclarations fiscales. Les outils proposés par les cabinets d'expertise comptable servent à collecter les éléments nécessaires pour ces déclarations, mais c'est le comptable qui s'en charge.

Comment choisir votre logiciel de comptabilité ?

Plusieurs critères doivent être pris en compte pour faire le bon choix:

  • Type d’activité : Un freelance aura des besoins moins complexes qu'un artisan qui gère des stocks.
  • Taille de l’entreprise : Un indépendant peut se contenter d’un SaaS avec des fonctionnalités simples, tandis qu’une PME pourrait préférer un logiciel en Acquisition.
  • Budget : Le coût varie entre les solutions SaaS (abonnement mensuel) et Acquisition (investissement initial). Il est important de considérer les coûts à long terme (mises à jour, maintenance, etc.).
  • Temps consacré à la comptabilité : Si vous souhaitez déléguer entièrement la gestion comptable, privilégiez un outil intégré à un service d’expertise comptable.
  • Fonctionnalités : Vérifiez que le logiciel propose des tableaux de bord en temps réel, des exports de données et une ergonomie adaptée à votre utilisation régulière.

Étapes pour choisir votre logiciel

Voici une méthode pour vous aider dans votre choix :

  1. Définir vos besoins : Évaluez la taille de votre entreprise, le type d'activité, les objectifs et les dysfonctionnements actuels.
  2. Effectuer une veille : Renseignez-vous sur les différentes solutions disponibles en ligne, en lisant des comparatifs, en participant à des webinaires, et en échangeant avec des professionnels.
  3. Élaborer un cahier des charges : Listez les points incontournables et rédigez des questions clés pour les éditeurs de logiciels.
  4. Analyser les réponses et faire des essais : Testez les logiciels grâce aux essais gratuits et démonstrations souvent proposés.
  5. Évaluer et choisir : Analysez l'adéquation avec vos besoins, l'ergonomie, la qualité du support, le budget, et les avis en ligne.

Externaliser sa comptabilité : l'option de l'expert-comptable

Si vous souhaitez simplifier au maximum la gestion de votre comptabilité, vous pouvez opter pour l’externalisation avec un expert-comptable. Cette solution permet de déléguer la saisie comptable, de bénéficier de conseils sur la performance de votre activité et de transférer la responsabilité juridique de la tenue de vos comptes à l'expert-comptable. Des solutions comme Tiime permettent une gestion simplifiée de la comptabilité, en facilitant la communication entre vous et votre expert-comptable.

Quand envisager de changer de logiciel ?

Il est important de réévaluer régulièrement votre logiciel de comptabilité. Voici quelques signes indiquant qu'il est temps d'en changer:

  • Inadéquation avec les besoins : Si les fonctionnalités ne couvrent plus vos besoins (gestion de trésorerie, facturation, suivi des dépenses, etc.).
  • Manque d’efficacité : Si vous passez trop de temps sur des tâches répétitives qui devraient être automatisées.
  • Problèmes de compatibilité : Difficultés d’intégration avec d’autres outils numériques.
  • Avis négatifs et retours d’expérience : Les retours d'autres utilisateurs peuvent révéler les faiblesses de votre solution actuelle.

Déploiement du nouveau logiciel

  • Impliquez vos collaborateurs dans le choix et le déploiement du nouveau logiciel.
  • Optez pour un déploiement progressif en commençant avec un dossier qui fonctionne bien, puis en élargissant peu à peu.
  • Informez vos clients des évolutions et des avantages du nouveau système.
  • Mesurez les résultats du changement de logiciel pour vérifier l'atteinte des objectifs.

Winbooks Accounting : Une solution adaptéeaux entreprises belges

Il est pertinent de noter que le logiciel winbooks classic est reconnu comme étant particulièrement adapté aux besoins spécifiques des entreprises belges. Winbooks offre des fonctionnalités complètes pour la comptabilité, la gestion commerciale et la fiscalité, en tenant compte des spécificités légales et fiscales de la Belgique. Ce type de logiciel est par conséquent particulièrement intéressant pour les entreprises belges à la recherche d'un outil local.

Conclusion

Le choix d'un logiciel de comptabilité est une décision importante. Prenez le temps d'analyser vos besoins, de comparer les différentes options et de tester les logiciels. N'hésitez pas à vous faire accompagner par un expert-comptable si vous avez des doutes ou si vous souhaitez déléguer la gestion de votre comptabilité. En choisissant l'outil adapté, vous optimiserez la gestion de votre entreprise et vous pourrez vous concentrer sur votre cœur de métier.

En considérant ces éléments, vous serez en mesure de choisir le logiciel de comptabilité qui correspond le mieux à votre entreprise, que ce soit un outil en mode SaaS ou Acquisition, avec ou sans l'aide d'un expert-comptable.