La gestion des remboursements de frais représente un enjeu majeur pour les entreprises, tant sur le plan fiscal que comptable. Cependant, il arrive que certaines pièces justificatives viennent à manquer. Alors, comment procéder pour rembourser les frais en toute conformité avec la législation en vigueur ?

Déduire les frais réels (kilomètriques / repas) de l'impôt

Les obligations légales en matière de justificatifs

La réglementation fiscale impose aux entreprises de conserver les justificatifs relatifs aux frais professionnels. Ces documents permettent de prouver la réalité des dépenses engagées par les salariés dans le cadre de leur mission. En cas de contrôle fiscal, l’absence de justificatifs peut entraîner des redressements, notamment en matière de déductibilité des charges.

Que faire en cas de perte ou d'absence de justificatif ?

Il arrive que des salariés ne puissent fournir les pièces justificatives nécessaires, qu'il s'agisse de reçus perdus, oubliés ou non fournis par un prestataire. Face à cette situation, l’entreprise a plusieurs options :

  • Attestation sur l'honneur : Le salarié peut rédiger une attestation sur l'honneur indiquant la nature de la dépense, le montant et les circonstances de l’absence du justificatif. Bien que ce document ait une valeur probante limitée, il peut, dans certains cas, être accepté par l'administration fiscale.
  • Plafonnement des remboursements : L’entreprise peut choisir de plafonner les remboursements en l'absence de justificatifs. Par exemple, un forfait journalier peut être appliqué pour les frais de repas ou de déplacement.
  • Reconstitution du justificatif : Le salarié peut tenter de reconstituer le justificatif manquant en contactant le prestataire ou en fournissant un relevé bancaire détaillant la transaction.

Cas d'usage : le remboursement des frais de déplacement

Imaginons qu’un commercial en déplacement perde le ticket de son repas lors d'une mission. Il peut, en l'absence de justificatif, rédiger une attestation sur l'honneur mentionnant le montant dépensé et les circonstances de la perte. L'entreprise peut alors décider de rembourser ce repas sur la base du montant déclaré, tout en respectant un éventuel plafond de remboursement. Ce cas illustre la nécessité de formaliser des procédures internes pour gérer ce type de situation.

Les bonnes pratiques à adopter

Pour éviter les situations délicates liées à l’absence de justificatifs, les entreprises peuvent mettre en place plusieurs bonnes pratiques :

  • Formation des salariés : Sensibiliser les employés à l'importance de conserver les justificatifs et à la procédure à suivre en cas de perte.
  • Digitalisation des processus : Utiliser des outils de gestion des notes de frais permettant la numérisation immédiate des justificatifs, réduisant ainsi les risques de perte.
  • Rédaction d'une politique interne : Établir une politique claire sur la gestion des frais professionnels, incluant les procédures à suivre en cas d’absence de justificatif.

Bien que l’absence de pièces justificatives puisse compliquer le remboursement des frais, il existe des solutions pour sécuriser les procédures internes et se prémunir contre les risques fiscaux. Renseignez-vous auprès de votre expert-comptable.